HOMECASE ist ein Serviceportal für die Kommunikation zwischen dem Verantwortlichen und den Nutzern (v.a. Eigentümer und Mieter).
Im Folgenden finden Sie Informationen zum Datenschutz bezüglich der Verarbeitungen, für die wir datenschutzrechtlich verantwortlich sind. Dies sind insbesondere die Inhaltsdaten, die Ihnen in HOMECASE angezeigt werden.
Verantwortlicher
ISA Haus- und Immobilienverwaltung GmbH Sachsen-Anhalt
Otto-von-Guericke-Str. 65
39104 Magdeburg
Telefon: 0391 532 85 3
E-Mail: info@isa-service.de
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Storkower Straße 101B
10407 Berlin
Telefon: +49 30 41993966-0
E-Mail: kanzlei@gross.team
Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Ihr Serviceportal-Nutzerkonto enthält zusätzlich zu den von Ihnen gemachten Angaben (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, ggf. freiwillige Angaben wie z. B. Profilbild, „Über mich“) auch Informationen über die Nutzerrolle und deren Rechte. Für die Registrierung wird ggf. ein Registrierungscode zugewiesen.
Im Rahmen des Betriebs von HOMECASE verarbeiten wir die folgenden Daten:
- Bei Eigentümerversammlungen: Zu-/Absage, An-/Abwesenheit der Teilnehmer, Abstimmungsergebnis, Beschlüsse, ggf. Vollmachten.
- Bei der Meldung von unangemessenen Nachrichten: Name des meldenden Nutzers, Name des gemeldeten Nutzers (Verfasser der Nachricht) sowie Inhalt, der gemeldet wurde.
- Dokumentation der Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen.
In Ihrem HOMECASE Online-Zugang können Sie verschiedene Informationen abrufen. Die von uns vergebenen Berechtigungen für die einzelnen Nutzer entscheiden darüber, wer welche Inhalte sehen kann. Daher kann es sein, dass andere Nutzer personenbezogene Daten von Ihnen sehen können.
Das können unter anderem folgende Datenkategorien sein:
- Angaben aus Ihrem Nutzerprofil (s.o.)
- Nachrichten und Anhänge am Schwarzen Brett: Vorname, Nachname, Profilbild, Inhalt der Nachricht
- Angaben in Zusammenhang mit Schadensmeldungen oder sonstigen Meldungen
- Inhalte in HOMECASE (z. B. hochgeladene Belege)
- Berichte: Nutzungsrechte und dazugehörige Belege
- Dokumente (Rechnungen, Beschlussvorlagen etc.)
- Nur in der Web-Version in Rahmen der Belegprüfung: Berichte und Kommentare der Belegprüfer, Ergebnisse der Belegprüfung
- Objektdaten einschließlich Objektbild
- E-Mails: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht
- Aktivitätennummer (interne Nummer des Verwaltungssystems, die einen Personenbezug haben kann, z. B. Name, Anschrift)
- Stimmrechtsanteile
Zwecke und Rechtsgrundlagen
Die Daten, die für die Bereitstellung eines Nutzerkontos erforderlich sind, verarbeiten wir aufgrund unserer berechtigten Interessen an der Zurverfügungstellung des Serviceportals (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Die Inhalte, die Sie in HOMECASE einsehen können (z. B. E-Mails, Nachrichten, Dokumente, Berichte, Kontakte), werden zum Zweck der Kommunikation und Informationsbereitstellung verarbeitet. Dies ist ein berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dabei können Daten, die Sie im Portal anzeigen oder eingeben, auf Ihrem Endgerät gem. § 25 Abs. 2 TTDSG zwischengespeichert werden.
Unter Ihrer Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen speichern wir, um Ihre Zustimmung zu dokumentieren, im Rahmen des berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Wenn wir Ihnen Informationen bereitstellen müssen, ist ebenfalls eine rechtliche Grundlage vorhanden gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Empfänger
Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sind jeweilige Fachabteilungen und die Geschäftsführung unseres Unternehmens.
Im Rahmen der Bereitstellung und des Betriebs von HOMECASE (nebst ergänzender Pflege und Wartung sowie ggf. Supportdienstleistungen) kann der Serviceportal-Dienstleister DOMUS Zugriff auf die Daten erhalten.
Wenn Beiträge durch Nutzer gemeldet werden, erhalten wir und der Serviceportal-Dienstleister DOMUS die Meldung. Darin enthalten sind Angaben zum meldenden Nutzer, zum gemeldeten Nutzer und zum gemeldeten Inhalt.
Weiterhin können – je nach Berechtigung – andere HOMECASE-Nutzer Einsicht in die für sie freigegebenen Daten erhalten.
Standardmäßig gilt Folgendes:
Alle Eigentümer, die demselben Objekt zugeordnet wurden, sehen untereinander ihre Profilnamen, Profilbilder und ggf. hinterlegte „Über mich“-Informationen. Weiterhin sehen alle Eigentümer desselben Objektes die Tagesordnungspunkte (TOP), wie sie selbst in der Eigentümerversammlung (ETV) abgestimmt haben, die Inhalte der TOP und zugeordneten Dienstleistungen. Außerdem sind standardmäßig alle Beiträge und Kommentare am Schwarzen Brett für die Eigentümer innerhalb eines Objektes sichtbar.
Für Mieter sind standardmäßig nur die dem Objekt zugeordneten Dienstleister sichtbar.
Dienstleister sehen standardmäßig nur mit ihnen geteilte Nachrichten und Dokumente.
Zusätzlich können wir individuelle Freigaben (z. B. für Abrechnungen oder Versammlungsprotokolle) erteilen.
Speicherdauer
Grundsätzlich werden die personenbezogenen Daten nach Zweckerreichung gelöscht.
Die Inhalte, die in HOMECASE gespeichert werden, sowie die Dokumentation der Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen bleiben im Serviceportal bis zur Zweckerreichung bestehen. Spätestens nach Ende unseres Nutzungsvertrags mit dem Serviceportal-Anbieter (DOMUS) werden die Inhalte aus HOMECASE gelöscht. Nutzer bzw. Autoren können ihre eigenen Nachrichten und Anhänge am Schwarzen Brett sowie hochgeladene Dokumente (z. B. Fotos) und Kommentare zur Belegprüfung löschen.
In Nachrichten von inaktiven/gelöschten Nutzern (Schwarzes Brett) wird der Nutzername anonymisiert.
Die Daten, die im Rahmen der Meldung von unangemessenen Nachrichten verarbeitet werden, löschen wir nach Erreichung des Zwecks.
Herkunft der Daten
In der Regel erheben wir die Daten direkt bei Ihnen. Ggf. kann eine Dritterhebung über Inhalte von Serviceportalen (beispielsweise Schwarzes Brett, Schadensmeldungen) stattfinden.
Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO). Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO) verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) zustehen.
Sie haben außerdem das Recht, sich mit einer Beschwerde an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, sofern Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.